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  关于规范全省森工系统视频会议管理的通知
 
来源: 时间:2017-05-10 12:40:00

关于规范全省森工系统视频会议管理的通知

 

牡丹江、松花江、合江林管局及所属各林业局、各重点国有林管理局,省林科院、省林业设计院、省森林资源管理局、生态学院、林业职业技术学院、林业高级技工校:

全省森工系统视频会议系统2012年建成以来,召开各类视频会议500次,在转变工作方式、提高工作效率、节约会议经费等方面发挥了积极作用。为进一步规范全省森工系统视频会议管理,提高会议质量和效果,现就有关事项通知如下:

一、切实加强组织领导。要明确专人负责,制定周密的运行维护方案,规范视频会议室管理,充分发挥视频会议作用。

二、严格按规定范围,确保参会人数。各单位要严格按照会议通知确定的参会人员范围出席会议,不得擅自扩大、缩小参会人员范围。每次会议后各分会场要将应参会人数、实际参会人数、缺席人数及具体原因报总局办公室。会议出席情况将列入年度考核。

三、严肃会场纪律。各分会场要严格落实会前、会后二次签到制度,除会议另有要求外,其他会议原则上提前 5 分钟进入会场,坚决杜绝迟到、早退、无故缺席等情况。会议期间,参会人员应将通讯工具设置为关闭或静音状态,不得在会场内接听和拨打电话,不得在会场随意走动、交头接耳、打瞌睡,不得从事其他与会议无关的事项。

四、严密会务组织。会场布置要规范合理、简洁大方,确保画面整体效果。近期,总局信息中心将组织一次联调联试,力求画面风格整齐统一。

五、要建立视频会议系统日常巡检制度和会前调试制度。总局信息中心要有计划的安排和组织好视频系统日常巡检,定期对视频系统进行联调测试。每次会前都要进行联调测试,确保视频会议顺利召开。

六、要认真做好会议保障。会议期间,系统管理员应时刻监控设备运行情况,确保随时与主会场联系。当设备或网络出现故障时,分会场应马上向主会场报告并及时处置,在此期间,分会场参加会议人员不得擅离会场。系统管理员在会后应详细记录故障发生及处理情况,并书面向总局信息中心报告。有条件的单位应配备发电设备、备用电源等会议保障设备。要妥善保管会议资料系统管理员要做好视频会议系统图像和声音的数据存、归档工作。严格遵守保密规定,对会议内容不传播、会议录音录像不私自拷贝和对外公布。

 

 

 

黑龙江永利省森林工业总局

2017年4月27日

 

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