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关于加强账外文件收集归档的通知
2018-10-08

关于加强账外文件收集归档的通知

 

机关各部门:

为加强档案管理工作,丰富档案种类,服务经济与社会发展,按照国家、省档案管理相关规定,要求对外文件”进行收集归档,“外文件指未经发文登记和打印、编号的文件,具体种类分为:

(1)本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料,尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以及会议上印发单位的典型材料。

(2)代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。

(3)上级机关批转、转发本机关的文件。

(4)国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。

(5)本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组(党委、总支、支部)会、行政领导(如局长)办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。以及领导班子民主生活会报告(一年两次)

(6)关各种基础数字统计报表和分析材料。

(7)领导干部个人重大事项的情况报告(一年两次)。

(8)领异部个人收入申报的情况报告(一年两次)。

(9)本机关目标管理文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理森林防火、防汛、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。

(10)本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。

(11)本机关干部职工定级晋级任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、干部、职工名册。(如干部职工考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考核审批表、工资发放明细表等)

(12)本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。

(13)本单位财产、档案交接凭证。

(14)本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。

(15)本机关请示与上级机关的批复,下级机关的请示与本机关的批复。

(16)本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。

(17)本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料。

(18)资讯媒体(报社、电台、电视台、杂志社)报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等。

(19)本单位领导班子及成员的述职报告。

(20)政府部门在采购过程中所形成的报告、标书、合同等。

几点要求:

1、部门主要负责人要高度负责,确定专人进行档案收集管理,尤其是对近年来涉及到的“账外文件”进行收集,力争做到档案收集齐全,已纳入档案集中管理的部门,年末要进行档案分类录入。

2、部门未统一管理的档案、要将档案存档目录报档案室,便于管理及调档查阅。

3、档案管理领导小组每年四月末对各部门的档案管理进行督促检查,已纳入档案管理目录的档案出现丢失、损毁及泄密等现象,按照《档案法》或相关法律、法规,追究当事人及部门主管领导责任。

 

 

 
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